Sie müssen einen unterschriebenen Vertrag bis heute Abend zurücksenden, und Sie haben weder Drucker noch Scanner zur Hand. Diese zunehmend häufige Situation führt jedes Jahr mehr Privatpersonen und Fachleute zur Online-E-Signatur. Der Prozess ist einfacher, als es scheint, vorausgesetzt, Sie wählen das richtige Werkzeug und verstehen einige grundlegende Regeln.
Wählen Sie Ihr E-Signatur-Tool je nach tatsächlichem Gebrauch
Online-Leitfäden bieten oft eine einheitliche Vorgehensweise, unabhängig vom Profil des Nutzers. Das ist ein Fehler. Die Wahl des Werkzeugs hängt direkt davon ab, wie häufig Sie Dokumente unterschreiben.
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Für eine einmalige Unterschrift (einen Mietvertrag, eine Bescheinigung, einen Kostenvoranschlag, der einmal im Monat genehmigt werden muss), reicht ein in Ihr Betriebssystem integriertes Werkzeug völlig aus. Auf Mac ermöglicht die Vorschau-App, in wenigen Sekunden eine Unterschrift auf ein PDF zu setzen. Auf Windows bieten kostenlose PDF-Reader eine vergleichbare Funktion.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie eine elektronische Unterschrift online erhalten, variiert die Antwort auch je nach Ihrem Gerät. Mobile Anwendungen wie Maker elektronische Unterschrift auf Android ermöglichen es, direkt von einem Smartphone aus zu unterschreiben, ohne einen Webbrowser zu verwenden. Dieser “vollständige Mobile”-Ansatz ist wenig dokumentiert, eignet sich jedoch perfekt für gelegentliche Nutzung.
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Für eine intensive Nutzung im Unternehmen (regelmäßiger Versand von Verträgen, Bestellungen, Nachträgen) wird eine dedizierte Plattform wie DocuSign oder Yousign relevant. Diese Werkzeuge verwalten mehrere Unterzeichner, automatische Erinnerungen und die Archivierung. Der wahre Zeitgewinn liegt nicht im Akt des Unterschreibens, sondern in der Vorbereitung des Dokuments und der Nachverfolgung der Rückmeldungen.
Einfache, erweiterte oder qualifizierte elektronische Unterschrift: Welche betrifft Sie
Die europäische Verordnung eIDAS definiert drei Ebenen der elektronischen Unterschrift. Sie müssen nicht alle im Detail kennen, aber das Verständnis ihrer Logik hilft, ein Dokument nicht übermäßig zu investieren oder unzureichend zu schützen.
Einfache Unterschrift: die Mehrheit der täglichen Anwendungen
Die einfache elektronische Unterschrift deckt die meisten gängigen Bedürfnisse ab: Kostenvoranschläge, Handelsverträge, interne Dokumente. Sie besteht darin, ein Dokument mit einem Klick zu validieren, manchmal begleitet von einem per SMS gesendeten Code. Ihr rechtlicher Wert wird in Frankreich und in der gesamten Europäischen Union anerkannt.
Konkretes Beispiel: Wenn Sie einen Dienstleistungsvertrag über eine Online-Plattform unterschreiben und einen Bestätigungscode auf Ihrem Telefon erhalten, verwenden Sie eine einfache Unterschrift. Es ist schnell und rechtlich gültig.
Erweiterte Unterschrift: wenn die Identität des Unterzeichners überprüft werden muss
Diese Ebene fügt eine umfassendere Identitätsprüfung hinzu. Der Unterzeichner muss nachweisen, wer er ist, zum Beispiel durch einen gescannten Ausweis oder eine Videoüberprüfung. Die erweiterte Unterschrift bindet das Dokument auf einzigartige Weise an den Unterzeichner, was jede nachträgliche Änderung erkennbar macht.
Sie wird für Finanztransaktionen, digitalisierte Immobilienakte oder Verträge mit hohen Einsätzen verwendet.
Qualifizierte Unterschrift: das höchste Sicherheitsniveau
Die qualifizierte Unterschrift basiert auf einem von einem anerkannten vertrauenswürdigen Anbieter ausgestellten Zertifikat. Sie erfordert in der Regel eine persönliche Identitätsprüfung oder eine zertifizierte Videokonferenz. Dieses Niveau ist für bestimmte öffentliche Aufträge und digitale notarielle Akte erforderlich.
Für einen Selbständigen, der Kostenvoranschläge unterschreibt, oder eine Privatperson, die einen Mietvertrag genehmigt, bleibt die einfache Unterschrift die beste Wahl. Ein höheres Niveau ohne Grund zu wählen, entspricht der Verwendung eines Safes, um seine Fahrratschlüssel aufzubewahren.
Automatisierung von Unterschriften: der wahre Hebel für Geschwindigkeit für KMU
Versenden Sie wöchentlich denselben Vertragstyp an neue Kunden? Die Zeit, die für die Vorbereitung des Dokuments, das Hinzufügen der Unterschriftsfelder und das Eingeben der E-Mail-Adressen der Empfänger benötigt wird, übersteigt bei weitem die Unterschriftszeit selbst.
Automatisierungsfunktionen reduzieren die Vorbereitungszeit viel mehr als die Unterschriftszeit. Hier ist, was Plattformen für eine regelmäßige Nutzung anbieten:
- Vorkonfigurierte Dokumentvorlagen, bei denen die Unterschrifts-, Datums- und Paraphenfelder bereits positioniert sind, bereit, in zwei Klicks versendet zu werden
- Multi-Signatur-Workflows, die eine Reihenfolge der Unterschrift festlegen und das Dokument automatisch an den nächsten Unterzeichner senden, sobald der vorherige genehmigt hat
- Automatische Erinnerungen per E-Mail, die verspätete Unterzeichner ohne manuelles Eingreifen Ihrerseits nachverfolgen
Diese Funktionen verwandeln einen Prozess von mehreren Tagen (Drucken, Postversand, Warten, telefonische Nachverfolgung) in einen Kreislauf, der manchmal in wenigen Stunden abgeschlossen ist. Für ein KMU, das mehrere Dutzend Verträge pro Monat bearbeitet, ist der Gewinn bereits in der ersten Woche der Nutzung spürbar.
Rechtlicher Wert und konkrete Fallstricke, die bei einer Online-Unterschrift zu vermeiden sind
Eine elektronische Unterschrift hat den gleichen rechtlichen Wert wie eine handschriftliche Unterschrift nach französischem und europäischem Recht. Die Verordnung eIDAS legt dieses Prinzip seit ihrem Inkrafttreten fest. Kein Richter kann ein Dokument allein mit der Begründung ablehnen, dass es elektronisch unterzeichnet wurde.
Allerdings hängt die Beweiskraft von der Qualität des von der Plattform erstellten Beweisdossiers ab. Dieses Dossier (oft als “Beweisdatei” oder “Audit-Trail” bezeichnet) sammelt die IP-Adresse des Unterzeichners, den Zeitstempel, die Telefonnummer, die für die Überprüfung verwendet wurde, und manchmal eine Kopie des Dokuments vor und nach der Unterschrift.
Einige häufige Fehler, die zu beachten sind:
- Ein PDF zu unterschreiben, indem man einfach ein Bild seiner handschriftlichen Unterschrift einfügt, stellt keine elektronische Unterschrift im rechtlichen Sinne dar, da kein Mechanismus den Unterzeichner mit dem Dokument verbindet
- Ein Werkzeug zu verwenden, das keine Beweisdatei generiert, macht die Unterschrift im Falle eines Rechtsstreits schwer zu verteidigen
- Ein unterzeichnetes Dokument per E-Mail zu versenden, ohne eine sichere Plattform zu nutzen, garantiert nicht die Integrität der Datei nach dem Versand
Eine datierte und vollständige Beweisdatei schützt Ihre Unterschrift im Streitfall. Überprüfen Sie vor der Wahl einer Plattform, dass sie systematisch dieses Dossier erstellt und es für einen ausreichenden Zeitraum aufbewahrt.
Die elektronische Unterschrift ist kein Gadget, das nur großen Unternehmen vorbehalten ist. Eine Privatperson kann einen Mietvertrag in drei Minuten von ihrem Telefon aus unterschreiben. Ein Handwerker kann einen genehmigten Kostenvoranschlag abschließen, bevor sein Kunde aufgelegt hat. Das richtige Werkzeug hängt von Ihrem Unterschriftsvolumen ab, nicht von Ihrem Budget. Für gelegentliche Nutzung erledigen die kostenlosen Lösungen, die in Ihr Gerät integriert sind, die Arbeit. Für einen regelmäßigen Fluss amortisiert sich die Investition in eine Plattform mit Automatisierung innerhalb weniger Wochen.